Gestion financière : quel est votre rôle?

Budget

La prise de décisions concernant les programmes et les services à offrir est probablement ce qu’un conseil doit faire de plus important. Afin de prendre des décisions réalistes et efficaces, le Conseil doit savoir de quelle somme d’argent il dispose et connaître le coût d’exploitation des programmes et des services. Cela ne peut se faire sans un budget adapté et précis.

Fonctions du budget

• Document de politique qui établit les priorités et les objectifs communautaires.
• Plan financier qui présente les estimations de montants à recevoir et à dépenser.
• Guide des opérations qui décrit les activités, les services et les fonctions.
• Outil de communication qui donne un aperçu d’enjeux et de tendances budgétaires importants.
• Guide de planification des ressources qui définit un cadre pour des activités financières à venir.

Établissement du budget et lois du gouvernement des Territoires du Nord-Ouest (GTNO)

• Chaque conseil doit préparer un budget et en fournir une copie au ministre des Affaires municipales et communautaires avant le début de chaque exercice financier.
• Une estimation de tous les montants à recevoir et à dépenser doit figurer dans le budget.
• Le Conseil ne peut adopter un budget déficitaire.
• Tout déficit accumulé à la fin d’un exercice financier doit être comblé avant la fin de l’exercice suivant.
• Le Conseil doit nommer un auditeur une fois par an pour examiner les rapports financiers et faire des commentaires sur les pratiques de gestion.

Rôle du Conseil

• Définir les priorités communautaires.
• Adopter un budget qui alloue des ressources financières permettant de répondre aux besoins et aux priorités à l’échelle locale.
• Établir des objectifs et des normes de prestation de services (p. ex. trois livraisons d’eau potable par semaine).
• Adopter des règlements, des résolutions ou des politiques qui établissent des tarifs pour des services comme le ramassage des ordures, la livraison d’eau potable et la collecte des eaux usées.

Les conseillers doivent regarder la situation dans son ensemble, et non se concentrer sur des détails financiers. Il incombe à l’administration de fournir des renseignements financiers que le Conseil utilise pour établir si les recettes et les dépenses respectent les objectifs et pour prendre des décisions.

Recettes

Sommes gagnées, notamment les subventions et les contributions du gouvernement, et les frais payés par lui pour des services municipaux.

1. Une part importante des recettes des collectivités ne disposant d’aucun pouvoir d’imposition foncière provient du GTNO.
2. Le GTNO n’est pas imposé sur ce qui lui appartient dans une collectivité disposant d’un pouvoir d’imposition foncière, mais il paye une subvention tenant lieu d’impôt. Entre 20 et 40 % des fonds des collectivités disposant d’un pouvoir d’imposition foncière proviennent des impôts fonciers.

Provenance des recettes

Toutes les administrations municipales peuvent générer des recettes à partir de ce qui suit :

• vente de permis et de licences (p. ex. licences pour chien, permis de véhicule tout-terrain, permis d’exploitation de commerce);
• amendes;
• location d’immeubles ou de matériel;
• intérêts sur placements;
• ventes dans les cafétérias dans le cadre d’activités récréatives;
• frais d’utilisation pour le ramassage des ordures ou la livraison d’eau potable;
• contrats avec le GTNO pour l’exploitation de l’aéroport ou d’autres programmes et services, ou avec le gouvernement fédéral pour l’exploitation d’un bureau de poste, etc.;
• frais d’administration pour des programmes du GTNO ou du gouvernement fédéral qui ont été transférés.

Recettes provenant de sources locales

• Pourquoi ces frais sont-ils facturés?
• Le Conseil est-il autorisé à facturer ces frais?
• Le montant est-il réaliste? Pourrions-nous facturer un montant supérieur ou devrions-nous facturer un montant inférieur?

Questions importantes

D’importantes questions se posent lorsque le Conseil réfléchit à l’imposition de frais ou s’intéresse à de nouvelles recettes ou à de nouveaux programmes :

• Les nouvelles recettes couvriront-elles le coût d’exécution du programme? Dans le cas contraire, d’où proviendront les fonds? Peut-on raisonnablement s’attendre à ce que le personnel propose des options de financement pour le nouveau programme?
• Les nouvelles dépenses permettront-elles de répondre à un besoin communautaire? Dans le cas contraire, le nouveau programme ou service est-il vraiment nécessaire?
• La proposition de programme découle-t-elle de demandes faites par des membres de la collectivité? Ces membres sont-ils prêts à payer des frais supplémentaires pour ce programme, le cas échéant?
• Serait-il possible de supprimer ou de réduire d’autres programmes ou services pour financer ce projet?
• S’il s’agit d’un nouveau financement d’un ordre supérieur de gouvernement, pendant combien de temps sera-t-il en vigueur? Le financement est-il accompagné d’obligations?

Dépenses

Les dépenses comprennent les salaires, les coûts d’exploitation, les coûts en capital et les subventions versées aux groupes communautaires. Les décisions concernant les attentes se fondent sur trois facteurs principaux :

1. Dépenses de l’exercice précédent : les conseillers peuvent compter sur l’administration pour leur fournir des renseignements au sujet des dépenses effectuées au cours du dernier exercice. Il est logique d’établir le budget de cet exercice à partir de celui de l’an passé si les chiffres des dépenses de ce dernier étaient réalistes.
2. Nouveaux programmes ou services : les collectivités peuvent souvent générer des recettes en mettant sur pied des services ou en assumant des responsabilités supplémentaires du gouvernement territorial. Tout en améliorant leur coordination et leur intégration, de nouveaux services peuvent renforcer une collectivité. Toutefois, vous devez absolument tenir compte du coût de l’offre du service pour établir votre budget.
3. Priorités établies par le Conseil : les conseillers s’assurent de définir les besoins locaux et de faire des choix en ce qui concerne les dépenses qui répondent le mieux à ces besoins.

Réflexion au sujet des dépenses d’exploitation et d’immobilisations

Toutes les collectivités sont à présent responsables de la planification des dépenses d’immobilisations, et il est indispensable que vous compreniez la différence entre les dépenses d’exploitation et d’immobilisations.

Les dépenses d’exploitation ou les dépenses courantes concernent les biens ou les services nécessaires aux activités quotidiennes de la collectivité. Elles servent à payer les salaires des employés de l’administration communautaire, l’électricité à la mairie et des frais similaires.

Les dépenses d’immobilisations, quant à elles, découlent de l’acquisition par la collectivité d’un actif immobilisé corporel, comme la mairie, l’aréna ou la station de traitement de l’eau. Les dépenses permettant d’améliorer ou de prolonger la durée de vie utile d’un actif existant entrent également dans la catégorie des dépenses d’immobilisations.

Contrôle du budget

Les conseillers sont notamment responsables de vérifier si le budget est adapté. Ils doivent être très attentifs aux recettes et aux dépenses.

L’administration devrait présenter au Conseil un rapport mensuel sur les dépenses et les recettes réelles depuis le début de l’exercice par rapport au budget total. Ce document doit contenir les données du mois précédent. Vous devriez demander à l’administration de fournir des renseignements permettant de comparer les dépenses depuis le début de l’exercice à ses prévisions et d’expliquer toutes les différences majeures.

Les dépenses permettent-elles de répondre aux priorités du Conseil et aux besoins de la collectivité? Comment le Conseil évalue-t-il le respect des besoins et des priorités? En définissant les priorités, avez-vous réfléchi à la méthode que vous adopteriez pour évaluer les résultats? Vous pourriez par exemple organiser un sondage auprès des résidents.

Dans le cadre d’un sondage, on peut poser les questions suivantes aux membres de la collectivité : « Que pensez-vous du service de livraison d’eau potable? », « Êtes-vous satisfait des services qui vous sont offerts? », « Dans le cas contraire, quels problèmes rencontrez-vous? », « Le service est-il fourni assez souvent? », « Le service est-il fourni à l’heure? », « Le tarif est-il acceptable? »

États financiers

Il existe deux catégories principales d’états financiers communautaires :

États financiers annuels

• Ils résument les opérations effectuées tout au long de l’année.
• Ils font l’objet d’un contrôle par un auditeur indépendant.
• Les états financiers vérifiés doivent être présentés au ministre dans les 120 jours qui suivent la fin de l’exercice financier.

États financiers intermédiaires

• Ils sont produits tout au long de l’exercice (généralement tous les mois).
• Le Conseil et l’administration les utilisent pour comparer les soldes au budget depuis le début de l’exercice.
• Ils permettent au Conseil de prendre des décisions.

Rôle de l’auditeur

• L‘auditeur doit être nommé par le Conseil.
• Le Conseil doit fournir le nom de l’auditeur au ministre dans les 30 jours qui suivent sa nomination.

Rôle principal de l’auditeur

• L‘auditeur doit produire des rapports sur la précision des états financiers de la collectivité.
• Il doit vérifier si les états financiers sont préparés correctement, conformément aux lignes directrices du ministre et aux principes comptables appropriés.
• Il doit rechercher des pratiques financières et des contrôles internes pertinents (p. ex. y a-t-il des procédures adéquates en vigueur pour recevoir des sommes d’argent? Pour gérer ces sommes? Pour déposer des fonds?).

Dans quelle catégorie l‘auditeur peut-il classer les états financiers?

• « Vérification sans réserve » (tout est en ordre).
• « Vérification avec réserve » (le vérificateur détecte quelques problèmes).
• « Récusation » (l’auditeur détecte des problèmes majeurs).

En quoi un auditeur est-il important pour une collectivité?

• L’auditeur est une source fiable de renseignement et de conseils financiers.
• Dans la « lettre de recommandations », l’auditeur indiquera à la collectivité où se situent les problèmes financiers et comment les résoudre.
• Un auditeur offre à la collectivité des services de consultation externes.

Importance de la présentation de rapports financiers en temps opportun

Le financement offert par d’autres ordres de gouvernement impose souvent l’établissement de rapports sur les dépenses des fonds. Tout manquement à ces obligations peut avoir de graves conséquences pour votre administration communautaire : votre collectivité pourrait ne pas recevoir de financement annuel l’exercice suivant ou ne pas être admissible à d’autres programmes de financement.