Travailler ensemble pour des réunions efficaces

Les réunions du Conseil sont de loin la partie la plus visible de votre rôle de conseiller. C’est ce à quoi le public a accès et il peut juger votre efficacité dans ce rôle à partir de ces réunions. La tenue des réunions et votre participation à celles-ci sont extrêmement importantes pour le succès du Conseil et votre image en tant que conseiller.

Éléments essentiels au sujet des réunions du Conseil

• Elles sont visées par des exigences juridiques.
• Elles doivent commencer et finir à l’heure (sauf si elles sont prolongées par voie de motion).
• Elles doivent être bien planifiées.
• Elles doivent être bien dirigées.
• Elles doivent faire l’objet d’un suivi efficace.
• Les conseillers doivent être bien préparés.
• Les conseillers doivent collaborer pendant les réunions.

Structures de gouvernance communautaire

La gouvernance est le plus souvent assurée par un Conseil, un directeur administratif ou un directeur de bande, et des comités (voir ci-dessous). Les comités permettent d’organiser efficacement la prise de décisions de manière à ce que le Conseil gère plus rapidement les recommandations émises par des personnes intéressées plutôt que d’intégrer ces discussions aux réunions. Le Conseil peut les constituer pour qu’ils se chargent de sujets internes à l’administration communautaire (p. ex. comité du personnel) et de questions qui concernent le public (p. ex. comité des loisirs). Le comité est généralement constitué de conseillers, mais le Conseil peut désigner davantage de membres du public que de conseillers lorsque le comité est responsable de questions d’ordre général qui touchent la population

Les comités permettent de mobiliser davantage le public en ce qui concerne les décisions du Conseil.

On parle généralement des « procédures du Conseil » pour décrire la structure de ce dernier et les règles qu’il doit respecter (p. ex. règles du manuel Robert’s Rules of Order).

La plupart du temps, c’est un conseiller qui préside les comités. Votre travail au sein de votre comité est probablement ce que vous ferez de plus important. Le Conseil gère plus efficacement les affaires lorsqu’il est en possession d’information et de recommandations fournies par les comités.

Les comités permettent aux conseillers de se concentrer sur des secteurs de responsabilité précis et de diviser la charge de travail entre un plus grand nombre de personnes. La maire ou le chef est membre d’office de tous les comités. Les réunions des comités sont ouvertes au public et peuvent uniquement être tenues en privé sous les mêmes conditions que celles qui permettent au Conseil d’organiser des réunions privées.

Certaines administrations communautaires ont recours à un système de comité plénier. Aucun comité précis n’est créé : tous les membres se réunissent en une seule instance pour discuter des points à l’ordre du jour. Dans le cadre de ce système, l’ensemble du Conseil, travaillant comme un comité, écoute un compte rendu des employés, examine des solutions, pose des questions et émet des recommandations en vue de la réunion suivante.

Lorsque le Conseil transmet des questions à un comité, les membres de ce dernier (aidés d’employés, au besoin) doivent :

• passer en revue tous les renseignements généraux disponibles;
• examiner les répercussions législatives et politiques;
• examiner toutes les options;
• examiner tous les aspects positifs et négatifs de chaque option;
• examiner les répercussions financières de chaque option, le cas échéant;
• rencontrer l’agent d’administration principal ou les responsables des ministères;
• présenter une recommandation écrite précise au Conseil.

Il est important de noter que les comités, à moins de jouir d’un pouvoir spécial en vertu d’un règlement, ne font qu’émettre des recommandations au Conseil. Un vote de ce dernier est nécessaire pour qu’une décision définitive soit prise.

Exigences juridiques

Les lois du gouvernement des Territoires du Nord-Ouest contiennent un certain nombre de dispositions relatives aux réunions. Ces dispositions s’appliquent également aux réunions des cités, des villes, des villages, des hameaux, des collectivités à charte, des administrations communautaires tłı̨chǫ ou des sociétés de gestion des indemnités. Les exigences juridiques visant les conseils de bande de Premières Nations sont définies dans la Loi sur les Indiens et le Règlement sur le mode de procédure au conseil des bandes d’Indiens.

1. Première réunion : Elle doit être organisée au plus tard 45 jours après l’élection dans la collectivité, au moment et à l’endroit fixés par le maire ou le chef. Chaque conseil tient ses réunions dans la collectivité et traite tous les sujets avec elle, sauf s’il en décide autrement et que cette décision est adoptée par résolution. En vertu de la Loi sur les Indiens, les conseils de bande doivent se réunir au cours du mois qui suit l’élection.
2. Réunions ordinaires : Elles sont organisées au moins une fois par mois, à une date et une heure régulières.
3. Réunions en public : Toutes les réunions ordinaires, extraordinaires et les réunions de comités sont tenues en public, sauf si une résolution contraire a été adoptée par les deux tiers des membres présents. Les séances privées ou « à huis clos » doivent porter sur des sujets limités, comme des questions liées au personnel ou des questions juridiques. Votre Municipal Act établit les thèmes que le Conseil est autorisé à aborder à huis clos.
4. Questions traitées lors de réunions extraordinaires : Les questions traitées lors de réunions extraordinaires sont limitées aux points répertoriés dans l’avis, sauf si tous les membres du Conseil sont présents à ladite réunion et acceptent à l’unanimité d’examiner d’autres sujets. Un avis public doit être divulgué 48 heures avant une réunion extraordinaire. L’administration doit au moins recevoir une demande écrite du maire ou du chef, ou de deux conseillers.
5. Quorum : Le quorum doit être atteint en tout temps pour prendre des décisions concernant une collectivité pendant une réunion. Un quorum est atteint lorsqu’une majorité des membres siégeant au Conseil est présente.
6. Rédaction du procès-verbal : L’administration doit rédiger un compte rendu de toutes les réunions du Conseil et des comités, et le Conseil doit adopter les procès-verbaux approuvés.
7. Règles de procédure du Conseil : Il est impératif d’adopter un règlement ou un code présentant les procédures liées aux convocations des réunions, aux règles, au vote du maire ou du chef, au comportement des membres du Conseil, à la nomination des membres des comités et à la conduite générale des débats.

Conflit d’intérêts

Chacun doit se sentir encouragé à jouer un rôle au sein du gouvernement, y compris à se présenter à des élections. En tant que représentant élu, vous ne devriez pas prendre de décisions (ni tenter d’influencer des décisions) dont vous ou un membre de votre famille pourriez tirer un avantage financier. Il s’agirait d’un conflit d’intérêts.

La Loi sur les conflits d’intérêts porte sur les intérêts financiers.

Si vous avez un intérêt financier, direct ou indirect, dans une décision soumise au Conseil ou à l’un de ses comités, vous devriez :

• le déclarer et vous assurer que cela est consigné dans le procès-verbal;
• quitter la salle jusqu’à la fin de la discussion conformément au règlement adopté par la plupart des conseils ou par l’usage, le cas échéant;
• vous abstenir de participer à toute discussion ou à tout vote sur le sujet;
• vous abstenir d’influencer la décision, de quelque manière que ce soit, avant, pendant ou après la réunion.

Si vous êtes accusé de conflit d’intérêts, vous pourriez :

• • perdre votre siège au Conseil;
• • faire l’objet d’une interdiction de vous présenter au Conseil ou à tout comité aux Territoires du Nord-Ouest pendant cinq ans;
• • recevoir une amende pouvant atteindre 5 000 $.

Rôle du président du Conseil

Habituellement, aux termes de la loi, il incombe au maire ou au chef de présider toutes les réunions du Conseil et de s’assurer de leur bon déroulement et du respect des procédures.

Le président est également responsable de ce qui suit :

• Maintenir l’ordre pendant la réunion (notamment parmi les conseillers et les délégations).
• Diriger la réunion conformément aux procédures et aux règles du Conseil.
• Encourager la participation.
• S’assurer que les discussions ne sont pas dominées par une seule personne.
• Poser des questions pour s’assurer que tous les points sont traités et compris.
• Résumer les discussions en prenant note des points d’accord et de désaccord.
• Appeler au vote à l’issue d’une discussion adéquate sur le sujet.

Organisation de réunions

Un règlement ou une résolution sur les procédures du Conseil établit l’ordre du jour de la réunion. Il faudrait faire en sorte d’indiquer les points les plus importants en premier.

Exemple d’ordre du jour

1. Ouverture de la réunion
2. Adoption de l’ordre du jour
3. Déclaration de conflit d’intérêts
4. Adoption du procès-verbal
5. Accueil des délégations
6. Dépôt* et examen des pétitions et des communications

*Éléments transmis au Conseil aux fins d’examen.

7. Présentation et examen des rapports des comités
8. Présentation, examen et adoption des règlements
9. Présentation et avis de motions
10. Affaires courantes
11. Affaires nouvelles
12. Ajournement de la réunion

Tenue de la réunion

L’administration peut apporter sa pierre à l’édifice en aidant à bien préparer l’ordre du jour et en fournissant des documents de soutien. Le bon déroulement des réunions dépend de vous et des autres membres du Conseil.

• Il faudrait examiner chaque point de l’ordre du jour en profondeur, mais sans répétition.
• Élaborez le format dans lequel vous souhaitez recevoir les comptes rendus.
• Ne vous éloignez pas du thème pendant les discussions.
• Respectez les règles en ce qui concerne l’ordre dans lequel les personnes s’expriment sur un sujet ou une motion.
• Prenez une décision lorsqu’un point a été suffisamment discuté ou débattu.
• L’ensemble du Conseil doit soutenir une décision qui a été prise (il doit « parler d’une seule voix »). Cela ne vous oblige pas pour autant à être d’accord avec une décision. Vous devez simplement l’appuyer en public, car elle émane du Conseil.

Importance du procès-verbal

Le procès-verbal est le compte rendu officiel de la réunion et la loi ténoise en impose la rédaction.

Il contient la liste des motions présentées pendant la séance et indique si elles ont été adoptées. Tous les conseillers peuvent demander à ce que le vote d’une motion soit consigné. Toute déclaration de conflit d’intérêts faite par des conseillers, le maire ou le chef doit être inscrite au procès-verbal. Le public doit avoir accès aux procès-verbaux.

Pour être efficace, le procès-verbal doit :

• Contenir les rapports du personnel indiquant la raison de la prise de certaines mesures;
• Indiquer clairement la loi, la politique ou le règlement sur lequel s’appuie une motion ou auquel elle fait référence;
• Contenir des rapports d’enquête avec des espaces pour permettre d’indiquer qui fera quoi et à quel moment.